Módulos ERP360: Indicadores

Módulos ERP360: Indicadores

Provavelmente você já ouviu falar que os “dados são os bens mais valiosos da atualidade”.
No contexto corporativo, essa frase nunca fez tanto sentido quanto nos tempos atuais, na era digital. Entretanto, o excesso de informação, com a gigantesca quantidade de dados que são gerados a cada instante, pode também obscurecer processos de análise empresarial, dificultando a tomada de decisões.

Para evitar que isso ocorra, o uso de painéis com indicadores e métricas tem sido cada vez mais necessários.

O que é o módulo de indicadores?

Basicamente, é uma ferramenta para a criação de painéis visuais dentro do sistema ERP360 que podem apresentar, de maneira centralizada, um conjunto de informações: indicadores e suas métricas. Essas informações podem ser criadas com dados de qualquer natureza, de qualquer setor da empresa. Pode-se utilizar os dados já disponíveis no banco de dados do sistema ou até mesmo trabalhar em conjunto com o módulo “fonte de dados”, que é um recurso extra para captação de dados para dentro do sistema ERP360.

Em ambos os casos, esse recurso auxilia na tomada de decisões. Ele pode por exemplo, apresentar a saúde da empresa em uma única tela para o gestor ou compartilhados com toda a sua equipe. 

Dessa maneira, por meio dos indicadores, ele terá uma noção global dos processos do seu negócio, podendo visualizar também, de forma dinâmica e objetiva, dados referentes a setores específicos.

Por meio desses dados agrupados e disponíveis, é possível planejar e implementar melhorias nos processos, corrigir falhas e pensar novas estratégias.

Usar esse módulo no ERP360 é uma forma interessante de dinamizar o trabalho de gestão de um negócio. Imagine ficar livre de planilhas extensas e relatórios dispendiosos, tendo acesso a informações mais claras e concisas sobre aspectos pontuais. Ou seja, dados que verdadeiramente interessam naquele momento, tudo em uma única tela? Tudo isso atualizado em tempo real e de forma automática, sem a necessidade de utilização de profissionais para atualizar tudo manualmente.

Quais indicadores eu posso criar?

Qualquer tipo de informação pode ser configurada para exibição, desde que tenha valor para o seu negócio ou gestão. Alguns exemplos: taxa de ROI sobre investimentos específicos, informações sobre compras em sua loja virtual, desempenho de unidades filiais da empresa ou centros de custos, detalhes sobre a disponibilidade de estoques, dados sobre atendimento aos clientes, dados sobre faturamento ou recebimento de títulos, entre diversos outros parâmetros possíveis.

Além disso, o gestor pode optar pela visualização desses dados de forma geral ou com informações segmentadas por categorias. Também pode acompanhar tudo em tempo real ou utilizar os filtros por período.

Quais os objetivos destes indicadores?

O principal objetivo deste painel de informações é facilitar o acompanhamento eficiente das operações de sua empresa. Dessa forma, a ferramenta serve ao propósito de promover a transparência corporativa. Há também o propósito de promover o engajamento e a integração de colaboradores dos diversos setores da empresa.

Para isso, é comum que esses indicadores sejam exibidos em telas grandes de LCD nos setores operacionais para que todos os profissionais se sintam mais integrados aos processos da organização. Esse processo de transparência é denominada gestão à vista.

Outro grande objetivo é possibilitar que cada empresa monte seu painel com seus indicadores de forma customizada. Assim, não se trata de uma interface padrão, mas sim de uma ferramenta personalizada para as especialidades de cada negócio.

O conceito de Gestão à Vista

A gestão à vista visa integrar as equipes de trabalho de uma empresa direcionando-as a um mesmo objetivo, facilitando assim a comunicação e o engajamento desses times. Esses processos se dão a partir da inserção de informações e indicadores sobre tais processos à vista de gestores e colaboradores, possibilitando que todos visualizem o progresso dos projetos por meio de dados em um único painel.

Dessa forma, diminui-se consideravelmente a incidência de erros, prejuízos e problemas na produção e nos serviços prestados. A gestão à vista permite que tendências negativas possam ser antecipadas (e evitadas) e que processos críticos possam ser melhor administrados. Em síntese, tem-se, nessa perspectiva, o controle unificado de uma ampla gama de parâmetros e aspectos do funcionamento de uma empresa.

A implementação do conceito de gestão à vista parte da escolha dos tipos de indicadores que serão focalizados e dos padrões ou mídias visuais nos quais esses dados serão exibidos.

Note que, em se tratando de uma seleção de indicadores, é necessário elencar aqueles mais importantes, pois o excesso de informações pouco ou nada relevantes obstrui a análise rápida e a tomada de decisões pelos gestores.

Há várias maneiras de se implantar a gestão à vista em uma empresa, desde formas mais antigas e rudimentares aos métodos mais modernos e tecnológicos. O Kanban, por exemplo, utiliza apenas cartões para ilustrar os fluxos de trabalho de uma equipe.

Esses cartões contêm tarefas que podem ser dispostas em três colunas: a seção de “coisas a fazer”, das “tarefas em andamento” e “itens finalizados”. Existem também versões eletrônicas que emulam esse sistema — um exemplo bastante funcional é o e-Kanban

Já o painel de indicadores é uma forma mais completa de implementação da gestão à vista. Nele, as informações podem ser atualizadas automaticamente os indicadores podem ser exibidos em forma de gráficos, ao contrário do Kanban. Isso evita trabalho manual de profissionais (economia de recursos) e os dados podem ser buscados diretamente no banco de dados do sistema, evitando erros ou fraudes.

Diferentes tipos de indicadores possíveis de serem criados

Podemos criar desde indicadores operacionais, táticos e estratégicos. Cada tipo pode atender a níveis diferentes da organização. Falaremos detalhadamente sobre cada um abaixo:

1. Operacionais

Geralmente apresentam métricas que precisam ser acompanhadas para o bom desempenho da operação. Dessa forma, as métricas que ajudam os analistas a corrigir os erros e falhas nos processos empresariais aparecerão nos indicadores desse tipo.

Como exemplos, poderíamos citar painéis com informações em tempo real sobre produção de uma fábrica, disponibilidade de matérias primas, monitoramento de atrasos em entregas de uma empresa de logística ou a exibição de dados sobre preços, pedidos, entre outros detalhes operacionais de um processo de e-commerce.

Outro exemplo de indicador operacional que é muito comum para nós é a visão de uma equipe de suporte ao cliente. É possível acompanhar o resultado do trabalho de cada analista, além de descobrir informações importantes, como sobrecarga de equipe ou com chamados críticos acumulados. Neste exemplo, utilizamos os indicadores em conjunto com o módulo CRM do ERP360.

2. Táticos

Tática é a “mobilização de recursos específicos da organização, em âmbito departamental, visando atingir objetivos de médio prazo”. Nesse contexto, os indicadores táticos permitem aos gestores tomar decisões de médio prazo.

Diferente dos indicadores estratégicos, de responsabilidade da alta gerência, os táticos são responsabilidade da gerência de cada departamento.

3. Estratégicos

Estratégia significa a “mobilização de todos os recursos da organização, em âmbito global, visando atingir objetivo a longo prazo”. A estratégia de uma empresa é composta por um conjunto de táticas.

Por razões óbvias, um indicador estratégico não deve deixar de privilegiar informações que podem ser usadas para fins estratégicos. Dessa forma, os dados pregressos que compreendam a performance do negócio em períodos anteriores poderão servir como excelentes parâmetros para mensurar KPIs atuais e projetar o crescimento da empresa.

Nessa perspectiva, vale compartilhar os dados desse painel com todos os colaboradores, para promover maior engajamento. Essas informações de cunho estratégico empresarial podem ser macro, como dados financeiros, desempenho mensal em face de uma meta anual, número de vendas no mês, entre outros.

Como exemplo, podemos citar um dashboard de OKR, uma nova metodologia de gestão ágil criada para medir resultados globais de uma organização dentro de um quarter:

Principais erros ao construir seus indicadores

A maior parte dos erros na elaboração diz respeito aos excessos. Se a ideia é agrupar os principais indicadores em um único painel visual, tudo o que for excessivo sai do escopo da visão centralizada e atrapalha o trabalho do analista. Vejamos alguns exemplos práticos desses equívocos!

1. Cores demais

Cores vibrantes devem ser evitadas. Outro erro comum é utilizar alarmes (verde, amarelo e vermelho), essas mesmas cores nos outros elementos que não são sensibilizados com alertas. Isso causa uma confusão do que é prioridade.

Além disso, o excesso de cores traz um aspecto cansativo ao painel — e o objetivo é, ao contrário, dar um aspecto visual agradável na tela. O excesso de cores também acaba trazendo uma atmosfera de desorganização, dando um tom agressivo aos elementos da visão criada.

2. Excesso de efeitos visuais

Outro aspecto em que não se pode pecar pelo excesso são os efeitos visuais. Excesso de efeitos, como gráficos de formas variadas, podem contribuir para que o usuário se distraia mais facilmente, tirando o foco dos dados.

3. Excesso de informações

Esse painel precisa de objetividade. Deve ser feita a escolha dos indicadores mais importantes e necessários, para então dispô-los na tela. Quando há excesso de dados perde a sua razão de ser e o senso de prioridade.

Passo a passo para a construção

Agora que você já sabe tudo sobre essa maravilhosa ferramenta de gestão corporativa, vamos a algumas dicas de como construí-la:

1. Tenha um objetivo em mente

Como já mencionamos, todo o projeto precisa responder às perguntas fundamentais sobre a gestão do seu negócio. Por isso, pense em quais indicadores fornecerão informações mais centrais, aquelas que deverão estar sempre à mão no dia a dia para facilitar a tomada de decisões.

2. Defina o tipo adequado para cada demanda

Como existem diferentes tipos de indicadores, é necessário encontrar aqueles que melhor atendem às diversas demandas da empresa. Ademais, há que se considerar em que lugar da escala hierárquica existe a necessidade da criação da ferramenta.

Isso porque não apenas as instâncias de diretoria e gerência necessitam da visão centralizada para otimizar seus processos. Várias outras rotinas de trabalho, de setores diversos, podem também se beneficiar dessa tecnologia.

3. Crie um esboço

O Excel oferece uma funcionalidade muito útil para a criação de esboços de dashboards: você poderá utilizar os painéis de indicadores gráficos do software para rascunhar o seu projeto.

Claro que não é possível obter uma ferramenta com dados atualizados por meio dos painéis do Excel, trata-se apenas de um esboço mesmo, pois você teria que alimentá-los manualmente a cada atualização. No entanto, essa função ajuda no planejamento do seu projeto e é uma alternativa mais interessante do que fazer tudo no papel.

Outro detalhe a ser observado é a necessidade de engajar sua equipe desde a concepção do projeto. Envolva seus colaboradores na elaboração desse esboço, dando atenção às suas sugestões e insights nessa etapa de criação.

4. Após validar, crie o layout

Essa etapa exige muito apuro — pense na quantidade de horas que o analista terá que olhar para o painel de dashboard. Por isso, ter um design refinado, dedicando bastante atenção à concepção gráfica do projeto, é primordial para o sucesso da empreitada.

5. Coloque os indicadores em telas de LCD espalhadas pela empresa

Por fim, disponibilize em espaços privilegiados de suas instalações para apresentar seus indicadores criados. Você pode proporcionar a visão centralizada dos processos apenas aos profissionais que neles atuam ou a todo o seu corpo de funcionários.

Além disso, é importante agendar um evento ou reunião para apresentar os indicadores desenvolvidos e explicar a importância desse tipo de gestão para a empresa. O engajamento dos colaboradores é fundamental para o sucesso da gestão à vista.

Agora que você já viu como este módulo pode ser muito importante para o sucesso do seu trabalho, entre em contato conosco e solicite nossa soluções para monitoramento e visão centralizada dos indicadores de sua empresa.

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